Dokumen atau arsip merupakan hal penting yang tidak dapar terpisahkan dalam setiap perusahaan. Dokumen - dokumen yang sudah tidak terpakai di kantor, sebaiknya di arsipkan guna dibutuhkan kembali di masa depan demi kepentingan perusahaan.
Selain memperhatikan tempat penyimpanan arsip tersebut, ternyata ada hal penting lainnya yang tidak boleh luput dari pengawasan dalam penataan arsip. Hal itu adalah menjaga pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip. Lantas bagaimanakah cara yang tepat untuk menjaga hal tersebut? Simak cara berikut ini.
1. Gedung atau Ruang Penyimpanan Arsip
Hal pertama yang harus diperhatikan tentunya gedung atau ruangan yang dipakai dalam penyimpanan arsip. Gedung atau ruang arsip yang baik yaitu yang tahan api, air, serangga, dan sejenisnya. Beton merupakan material yang sudah dipercaya ketahanannya di samping itu bersifat tahan api dan berkesan masif.
Sebaiknya buat ruang penyimpanan arsip terpisah dari ruangan atau kantor lainnya, untuk menghindari atau mencegah hilangnya arsip. Perlu adanya pintu darurat untuk memindahkan arsip jika terjadi kebakaran. Ruangan arsip juga harus memiliki alat pemadam kebakaran.
Ruangan penyimpanan arsip juga harus terjaga kelembapannya. Tidak boleh terlalu lembap dan terlalu panas. Hindari terkena sinar matahari secara langsung serta usahakan mendapat ventilasi yang cukup sebagai pertukaran udara.
2. Pemilihan Rak Penyimpanan
Selanjutnya yang terlihat gampang namun tidak boleh disepelekan ialah pemilihan rak penyimpanan arsip. Menggunakan rak stainless tentunya menjadi lebih awet, lebih baik lagi jika rak penyimpanan dibuat bergerak.
Rak yang bergerak memiliki keuntungan dapat menghemat ruangan, penggunaan rak dari kayu sebaiknya dihindari mengingat banyak kelemahannya seperti banyak menghasilkan asam, mudah terbakar, dan disenangi oleh serangga, kecuali kayu jati. Buatlah jarak antar papan, agar memudahkan dalam pembersihan serta dapat membuat pertukaran udara yang baik.
3. Membuat Salinan Arsip
Memecarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu tempat penyimpanan terkena musibah, maka arsip yang disimpan ditempat lain cendrung aman. Melakukan duplikasi arsip juga penting dilakukan, selain sebagai bahan rujukan, juga untuk berjaga-jaga jika file utama yang asli hilang. Melalukan pengecekan arsip secara berkala juga dihimbau agar keamanan penjagaan arsip senantiasa terpantau dengan baik.
4. Melakukan Fumikasi dan Deasidifikasi
Hal selanjutnya untuk menjaga pemeliharaan lingkungan sekitar arsip ialan dengan menggunakan bahan-bahan kimia. Beberapa diantarnya ialah fumigasi dan deasidifikasi. Fumigasi merupakan salah satu tindakan yang bertujuan mencegah, mengobati, dan melestarikan arsip. Mencegah yang dimaksudkan adalah tindakan yang dilakukan supaya kerusakan lebih lanjut dapat dihindari.
Mengobati artinya mematikan atau membunuh serangga, kuman, dan sejenisnya yang telah menyerang dan merusak arsip. Mensterilkan diartikan menetralisasi keadaan seperti menghilangkan bau busuk yang timbul dari arsip, menyegarkan udara ataupun yang bisa menimbulkan gangguan ataupun penyakit.
Untuk mencapai level efektifitas fumigasi yang diinginkan maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: tepat konsentrasi/dosis, tepat hama sasaran, tepat cara pelaksanaan, dan tepat waktu pelaksanaan. Selanjutnya deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
Sudah tau kan tips menjaga pemeliharaan lingkungan arsip? Untuk jasa penataan arsip percayakan saja pada Crow Record Manajemen
https://www.crownrms.com/id/services/document-management-and-storage/file-management/ membuat kemanan penyimpanan arsip Anda terjamin.
0 Komentar